Alberto Cárdenas Jiménez,
Gobernador Constitucional del Estado Libre y Soberano de Jalisco, a los
habitantes del mismo hago saber que por conducto de la Secretaría del H.
Congreso del esta Entidad Federativa, se
me ha comunicado el siguiente
DECRETO
Número
17032. El Congreso del Estado Decreta:
LEY QUE
REGULA LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS PUBLICOS
E HISTÓRICOS
DEL ESTADO DE JALISCO
TÍTULO PRIMERO
Lineamientos generales
CAPÍTULO I
De las
disposiciones Generales
Artículo 1.-
La presente Ley es de orden e interés público, sus disposiciones son de
observancia general y tiene por objeto:
I. Regular la administración, manejo,
cuidado y consulta de los documentos públicos e históricos que estén a cargo de
los poderes del estado, de los municipios y demás dependencias de la
administración pública;
II. Se deroga;
III. Determinar
la creación, reproducción, conservación, restauración, depuración y eliminación
de los documentos públicos de carácter oficial e histórico, según sea el caso y
que estén a cargo de los poderes del estado, de los municipios y demás
dependencias de la administración pública;
IV. Disponer
las obligaciones y sanciones administrativas generales para los servidores
públicos que tengan a su cargo el manejo, cuidado y custodia de los documentos
públicos;
V. Establecer el Registro del
Patrimonio Documental del Estado; e
VI. Instituir al Sistema Estatal de
Documentación y Archivos Públicos.
Artículo 2.-
Para los efectos de la presente ley, se deberá entender por:
I. Administrar; Los actos tendientes
a regir, manejar, conducir, dirigir, disponer, vigilar, cuidar, suministrar o
proveer;
II. Documento:
El escrito en papel o material análogo, que ilustra o da constancia de algo o,
un testimonio reproducido y conservado por medios tecnológicos modernos y para
efectos de esta ley, son:
a)
Documento de interés público: La representación material que se genere en el
desarrollo de las atribuciones o en el ejercicio de las funciones y en el que
conste, un hecho o acto de los poderes del estado, de los municipios y de las
demás dependencias de la administración pública, que por su valor cualitativo y
cuantitativo en sí, adquiere importancia para la colectividad y el estado de
Jalisco:
b)
Documento administrativo: El escrito autorizado por instancia competente, que
acredita actuaciones realizadas en el ámbito de la administración pública y en
el ejercicio de la función pública en general; y
c)
Documento histórico: El escrito que está vinculado a una etapa o acontecimiento
de trascendencia para el estado o para la sociedad jalisciense.
Los
documentos que se señalan en los incisos anteriores, se entienden bajo la
custodia estatal, en tanto el Ejecutivo Federal, no expida declaratoria que los
determine como patrimonio de la nación.
I. Poderes públicos: La forma
genérica utilizada para denominar a los poderes Ejecutivo, Legislativo y
Judicial;
II. Dependencias
de la administración pública: Las entidades de la administración pública
paraestatal, las secretarías, direcciones u oficinas que auxilian a los poderes
del estado y sus municipios, así como las entidades públicas autónomas o
descentralizadas, reguladas por una ley orgánica;
III. Archivos
de trámite: Lugar de custodia de los documentos de cada una de las diligencias
que exige la realización de un acto y que las dependencias de la administración
pública designan, para el desempeño cotidiano de sus funciones;
IV. Archivos
generales: La expresión genérica que se refiere a los archivos que concentran
la documentación generada y recibida por los poderes públicos del estado y de
sus municipios y son:
a) Archivo
Histórico del Estado de Jalisco del Poder Ejecutivo;
b) Archivo
de Concentración del Estado de Jalisco del Poder Ejecutivo;
c) Archivo
General del Poder Legislativo del Estado de Jalisco;
d) Archivo
General del Poder Judicial del Estado de Jalisco;
e) Archivos
Generales de las dependencias de la administración pública del estado de
Jalisco y sus municipios; y
f) Archivos
Generales de los municipios del estado de Jalisco
V. Sistema Estatal: El Sistema
Estatal de Documentación y de Archivos Públicos, se integra por el conjunto de
los archivos generales, su ley, reglamentos internos, usos y costumbres, los
recursos humanos y materiales, así como su acervo en general;
VI. Dirección General de Archivos del
Estado de Jalisco: Dependencia de la Secretaría General de Gobierno del Estado
de Jalisco encargada de dirigir trabajos de organización, conservación y
difusión de los acervos tanto del Archivo Histórico, como del archivo de
Concentración, así como de coordinar y supervisar ambos archivos y a sus
titulares; así mismo está encargada de dictar la normatividad de los archivos
histórico y de los generales.
VII. Archivo
Histórico: El Archivo Histórico del Estado de Jalisco, organismo dependiente de
la Dirección General de Archivos del Estado de Jalisco, que concentra,
organiza, conserva, resguarda y restaura los documentos de interés histórico;
VIII. Archivo de
Concentración: Institución adscrita a la Dirección General de Archivos, y en
coordinación con el Archivo Histórico, que se encarga de almacenar los acervos
documentales ya no operantes de las diferentes dependencias administrativas del
poder ejecutivo, resguarda los documentos dados de baja para ser nuevamente
requeridos, consultados y depurados;
IX. Dependencia
Generadora: Entidad dependiente de alguno de los poderes o municipios del
estado de Jalisco de la que emana un documento susceptible de ser resguardado
por alguno de los archivos generales;
X. Comité Técnico: El Comité Técnico
de Documentación, es el organismo auxiliar y técnico del Sistema Estatal,
encargado de proponer las políticas y lineamientos en administración
documental; coordinar a los archivos generales; elaborar y conservar el
Registro del Patrimonio Documental del Estado;
XI. La
Comisión: La Comisión Dictaminadora, es el organismo técnico del Sistema
Estatal, encargado de llevar a cabo el procedimiento de depuración de los
documentos que carezcan de interés público, y que se encuentran en los archivos
generales, una vez transcurridos los plazos señalados por esta ley; y
XII. Depuración:
Procedimiento de clasificación de los documentos que por su valor histórico,
cultural o de interés público, son objeto de conservación, registro y cuidado,
así como la eliminación de aquellos que sean irrelevantes para el estado y la
colectividad.
Artículo 3.-
Los poderes públicos del Estado, los municipios y las dependencias de la
administración pública, en el manejo de los documentos administrativos e
históricos que tengan bajo su custodia, se sujetarán a lo establecido en la
presente ley, la Ley de Transparencia e Información Pública del Estado de
Jalisco y demás disposiciones que se dicten al respecto.
Los
Ayuntamientos en el ámbito de su competencia deben expedir ordenamientos municipales
para garantizar el acceso a los particulares a los documentos públicos, en los
términos de la Ley de Transparencia e Información Pública del Estado de
Jalisco.
Artículo 4.- El acceso a los documentos públicos es gratuito.
Puede
fijarse un costo a la expedición de copias de los documentos o elementos
técnicos, mismo que debe estar relacionado directamente con el costo del
material que origine la reproducción, de conformidad con las leyes de la
materia.
Lo
establecido en el párrafo que antecede no debe ser motivo de lucro por parte
del ente público que entregue el documento público solicitado.
Artículo 5.-
En lo no previsto por esta ley, se aplicarán supletoriamente:
I. La Ley de Transparencia e
Información Pública del Estado;
II. La Ley del
Procedimiento Administrativo del Estado de Jalisco y sus Municipios;
III. El Código
Civil del Estado de Jalisco;
IV. La ley en
materia de Patrimonio Cultural;
V. Las leyes orgánicas de los poderes
públicos del estado, la municipal, así como los reglamentos de las dependencias
de la administración pública;
VI. Los reglamentos interiores de los
archivos histórico y generales; y
VII. Las demás
disposiciones normativas en la materia.
CAPÍTULO II
Del
patrimonio documental público histórico y reservado
Artículo 6.-
Son documentos públicos aquellos que contengan información pública conforme a
la Ley de Transparencia e Información Pública del Estado de Jalisco.
Artículo 7.-
Los documentos públicos serán de libre acceso conforme a las disposiciones de
la Ley de Transparencia e Información Pública del Estado de Jalisco.
Artículo 7A.-
Se consideran documentos históricos todos aquellos, originales o certificados
que constituyan evidencias importantes de los acontecimientos históricos del
estado, de la actuación biográfica de personajes destacados, así como de la
crónica de sucesos importantes que puedan tener contenido de interés social o
público.
También se
consideran como documentos históricos las colecciones y acervos documentales
que el Comité Técnico reconozca como de valor histórico o cultural y que se
encuentren bajo la custodia de algún ente público o de particulares.
Los
documentos a que se refiere este artículo, pueden encontrarse en los archivos,
bibliotecas de los entes públicos o en custodia de particulares y deben estar
dados de alta en el Registro del Patrimonio Documental del Estado como
documentos con valor histórico o cultural.
Los documentos y elementos técnicos que contienen información histórica se consideran como documentos públicos, sin embargo los usuarios deben acatar las disposiciones que establezcan las respectivas autoridades, con relación al acceso, manejo y cuidado de estos.
Los
servidores públicos o particulares que custodien documentos históricos son
responsables de la conservación de los mismos, debiendo tomar las medidas
necesarias para que al ser consultados se evite el deterioro, destrucción o
daño de los mismos.
Los
documentos históricos o los que debido a su estado no pueden ser consultados
sin ser destruidos o dañados, deben ser respaldados a través de elementos
técnicos que permitan su consulta sin menoscabo de los documentos originales.
Artículo 7B.-
Son documentos reservados, aquellos que conforme a la Ley de Transparencia e
Información Pública del Estado de Jalisco contengan información de carácter
reservado y su acceso por parte de los particulares se regulará conforme a las
disposiciones de la ley anterior.
Los
documentos reservados no serán sometidos al proceso de depuración hasta que
finalice el plazo de su reserva, de acuerdo a las disposiciones de la ley
anterior.
Artículo 7C.-
El acceso a los documentos que no sean reservados se estará a lo dispuesto por
la Ley de Transparencia e Información Pública del Estado de Jalisco.
Artículo 8º.-
Los servidores públicos que manejen, generen, utilicen o administren documentos
de carácter oficial, en el desempeño de sus funciones, de su empleo, cargo o
comisión quedan sujetos a los siguientes lineamientos:
I. Bajo ningún concepto se
considerará propiedad de quien los produjo;
II. Deberán
registrar los documentos en los archivos de trámite;
III. Una vez
dado de baja el documento en el archivo de trámite, éste deberá inventariarse e
integrarse en el archivo general que corresponda, a efecto de garantizar su
control, carácter de propiedad e interés público; y
IV. Los
servidores públicos a que se refiere el presente artículo, una vez que se
separen del cargo que desempeñan, deberán hacer entrega de todos los documentos
de interés público que estén en su poder, so pena de la aplicación de las
sanciones que establecen las leyes de responsabilidades de los servidores
públicos, esta ley, el código penal del estado y demás disposiciones aplicables
en esta materia.
Artículo 9.-
La creación de documentos se hará conforme a los criterios técnicos que sugiera
el Comité Técnico para su adecuado uso, conservación y homogeneización de
formatos, según sea su especificación.
Artículo 10.-
La copia y reproducción de un documento estará acorde al requerimiento que su
trámite determine y a la necesidad de divulgación que deba tener.
Artículo 11.- El
buen estado y conservación de los documentos será responsabilidad de quien los
use, los tenga bajo su custodia o posesión; por tanto se evitarán todos
aquellos actos que propicien su daño o destrucción, para lo cual se deberán
establecer los lugares y las condiciones idóneas de salvaguardia, a efecto de
evitar su deterioro.
Artículo 12.-
La restauración de documentos se realizará estrictamente cuando sea necesario y
será responsabilidad de los titulares de los archivos
histórico y generales, quienes deberán encomendar esta labor al personal
especializado en dicha materia.
Artículo 13.- A
los documentos que sean objeto de restauración, se les deberá anexar:
I. Las especificaciones y las
técnicas de reposición;
II. Si la
información del documento ha sido alterada o no;
III. Las
recomendaciones de uso y cuidado; y
IV. La fecha
en que el documento deberá recibir mantenimiento, a efecto de su conservación.
Esta
constancia la deberá otorgar el titular del archivo de que se trate y el
responsable del trabajo de restauración realizado.
Artículo 14.-
Los documentos que por su estado de deterioro no puedan ser sometidos a
restauración y, ante la eminente desaparición de los mismos, deberán ser
reproducidos de manera facsimilar, en la medida que lo permita su condición de
degradación.
TÍTULO SEGUNDO
De la
Administración de Documentos
de
Interés Público Histórico y Reservado
CAPÍTULO I
De la
Administración de Documentos
de
Interés Público Histórico y Reservado
Artículo
15.- Para efectos del proceso de depuración, el archivo
de trámite que corresponda, deberá elaborar una tarjeta informativa que
contenga la relación de los documentos que se dan de baja y el tiempo que falta
para que transcurran los veinte años, a fin de que dichos documentos sean
sometidos al proceso de depuración.
Los
documentos y la tarjeta informativa a que se refiere el párrafo anterior,
deberán remitirse al archivo general que corresponda para que estos a su vez, los tengan recibidos
bajo su custodia.
Una vez
transcurrido el plazo de veinte años, según sea la antigüedad de los
documentos, los archivos histórico o generales, deberán concentrar y entregar
el acervo documental que ya no esté activo, a la Comisión Dictaminadora, quien
deberá dictaminar su utilidad e importancia, de acuerdo con los criterios
establecidos en la ley; si procede la eliminación de dichos documentos o, en su
caso, por el contenido de información, si se consideran como testimonio histórico,
cultural o de interés público.
Todo lo anterior sin perjuicio de los procedimientos de acceso a la información, según sea el tipo de documento de que se trate.
Artículo 16.-
Los documentos que se encuentren en los archivos de trámite y que rebasen el plazo
de su custodia, deberán enviarse directamente a la Comisión Dictaminadora, a
efecto de que sin más trámite, realice el proceso de depuración.
Artículo 17.-
Todo documento para ser eliminado o destruido queda sujeto al procedimiento que
se establece en los artículos 15 y 16 de la presente ley. El desacato a dicho
proceso será objeto de sanción que establecen esta ley y los reglamentos
interiores de los archivos histórico y generales.
CAPÍTULO II
Del uso y
Difusión de los Documentos
de
Interés Público
Artículo
18.- Los documentos que obren en los
archivos histórico o generales, serán de consulta pública salvo las
excepciones y restricciones que establezcan las leyes, durante el tiempo que
permanezcan en los archivos.
Artículo 19.-Derogado.
Artículo 20.-
Los usuarios de los documentos de interés público acatarán las disposiciones de
la Ley de Transparencia e Información Pública del Estado de Jalisco, con
relación al acceso de los mismos.
Artículo 21.-
La difusión de los documentos de interés público será responsabilidad de los archivos histórico y generales que los tengan bajo su
custodia.
Artículo 22.-
El uso de la información que proporcionen los archivos
histórico y generales a la comunidad, se establecerá regularmente en
programas que den prioridad al funcionamiento de bancos de información
regionales.
Artículo 23.-
Las publicaciones oficiales que difundan el contenido de los documentos objeto
de esta ley, deberán reunir los requisitos que las acrediten como tales, de
acuerdo con las normas jurídicas y disposiciones administrativas sobre la
materia.
TÍTULO
TERCERO
De los
Archivos Histórico, Generales y
de
los Documentos de Valor Histórico
de
los Particulares
CAPÍTULO I
De los
Archivos Generales
Artículo 24.- Los
archivos histórico y generales a que se refiere el
artículo 2º de esta ley, establecerán en sus reglamentos, su organización
interna.
Cuando los
archivos histórico o generales, no cuenten con la
capacidad y recursos necesarios para el adecuado manejo que requieran los
documentos históricos, podrán celebrar convenios de colaboración con la
Dirección General de Archivos del Estado de Jalisco, a efecto de que el
resguardo de los mismos se haga en sus instalaciones.
Artículo 25.-
El Archivo Histórico de Jalisco, se integrará con los documentos que expida el
Poder Ejecutivo, sus dependencias de la administración pública, en el ejercicio
de sus funciones, así como los que reciba o adquiera por cualquier título
legal.
Artículo 26.-
La Secretaría General de Gobierno tendrá a su cargo la Dirección General de
Archivos, así como el Archivo Histórico del Estado, y el Archivo de
Concentración; y apoyará (sic) las dependencias de la administración pública y
a los municipios, en lo relativo a la organización y funcionamiento de sus archivos
de trámite o generales.
Artículo 27.-
El Secretario General del Congreso del Estado estará a cargo del Archivo
General del Poder Legislativo del Estado de Jalisco, que se integrará por todos
aquellos documentos que emanen de ese poder y los que reciba o adquiera por
cualquier título legal.
Artículo 28.- El
Supremo Tribunal de Justicia del Estado, designará el personal responsable de
su Archivo General, que se integrará por todos aquellos documentos que de él
emanen, y los que reciba o adquiera por cualquier título legal.
Artículo
29.- Las dependencias de la administración pública
establecerán un Archivo General, que se integrará por toda la documentación que
corresponda, conforme a la presente ley, para lo cual, el titular de cada
dependencia, designará el personal responsable de sus archivos; así como el
espacio físico donde se resguardarán sus documentos.
Artículo 30.-
Los ayuntamientos del estado establecerán un Archivo General Municipal, el cual
se integrará por todos aquellos documentos que correspondan, conforme a esta
ley.
El
Secretario del Ayuntamiento será el responsable del Archivo General Municipal y
deberá procurar que la administración de los documentos históricos queden bajo el cuidado de quien cumpla con el perfil que
establece la presente ley.
En caso de
carecer de los recursos necesarios para establecer un archivo general
municipal, los gobiernos de los municipios podrán celebrar convenios con la
Dirección General de Archivos del Estado de Jalisco.
Artículo 31.-
El personal adscrito a los archivos de trámite, histórico y generales, deberá
desempeñar sus funciones profesionalmente, para lo cual, tendrá que cumplir con
el perfil de preparación académica, básica, conocimiento en la materia,
probidad y responsabilidad. La percepción mínima deberá ser acorde a su
preparación y a la responsabilidad que le corresponda.
CAPÍTULO II
De los
Documentos de Valor Histórico
bajo
la Posesión, Propiedad o Custodia
de
los Particulares
Artículo 32.-
Los particulares, en cuyos archivos, bibliotecas o colecciones personales, se
encuentren resguardados documentos originales que se consideren con valor
histórico, serán responsables de la custodia y conservación de los mismos, y
deberán notificar de su existencia al Archivo Histórico del Estado de Jalisco,
con el objeto de que se incluyan en el inventario de documentos históricos
existentes en la entidad.
La
anterior obligación no constituye acto de expropiación alguna, sino únicamente
de identificación para su cuidado y conservación a que tiene derecho el
particular, de conformidad a la ley en materia de protección al patrimonio
cultural del estado.
Artículo 33.-
En caso de pérdida, deterioro o posible destrucción de un documento histórico,
el particular responsable de su custodia y conservación, informará
inmediatamente al Archivo Histórico del Estado de Jalisco, a fin de que
concertadamente, se tomen las medidas necesarias para proceder a su
recuperación, restauración o reconstrucción,
si ello fuere posible y de serlo, una vez restaurado dicho documento,
continuará bajo la posesión, propiedad y custodia del particular.
Tratándose
de robo, el responsable de la custodia del documento deberá denunciarlo
inmediatamente a las autoridades competentes, para que realicen la
investigación correspondiente.
TÍTULO CUARTO
Del
Sistema Estatal de Documentación
y
Archivos Públicos
CAPÍTULO I
De los
fines del Sistema Estatal
Artículo 34.- El
Sistema Estatal de Documentación y de Archivos Públicos, se integra por el
conjunto de los archivos generales, su ley, reglamentos internos, los recursos
humanos y materiales, así como su acervo en general y tiene por objeto:
I. Regular, coordinar y dar agilidad
al establecimiento, funcionamiento y uso de los archivos
histórico y generales, de los poderes públicos, de las dependencias de
la administración pública y de los municipios;
II. Establecer
las políticas y lineamientos en administración documental para los Archivos
histórico y generales del estado de Jalisco;
III. Propiciar
la adquisición, integración, conservación y custodia de documentos que
constituyan evidencias importantes de los acontecimientos históricos del
estado, de la actuación biográfica de personajes destacados, así como de la
crónica de sucesos importantes que puedan tener contenido de interés social o
público;
IV. Facilitar
el uso de la información documental para la investigación y uso de la
comunidad;
V. Fijar los criterios generales que
tiendan a homogeneizar la administración, la expedición, reproducción, cuidado,
conservación, restauración y depuración de los documentos públicos, a que se
refiere la presente ley;
VI. Establecer el Registro del
Patrimonio Documental del Estado. Para efectos de creación de dicho Registro,
los municipios y las dependencias de la administración pública, deberán
presentar por escrito a la Dirección General de Archivos la
información necesarias (sic), con la finalidad de ser incluidos en el
registro;
VII. La
coordinación en materia de protección al patrimonio cultural con el cuidado,
conservación, restauración y registro de los documentos históricos del estado y
los particulares; y
VIII. Difundir
el acervo documental histórico y de interés público que existe en el estado.
Artículo
35.- Para el debido funcionamiento del Sistema Estatal,
se establecerá una Coordinación Estatal que se integra (sic) de la siguiente
manera:
I. El titular de la Dirección General
de Archivos del Estado de Jalisco, quien será el coordinador general del
Sistema Estatal;
II. El Titular
del Archivo Histórico del Estado de Jalisco;
III. El Titular
de los archivos generales de los poderes Legislativo y Judicial del estado;
IV. Los
titulares de los archivos generales municipales, cuya representación será
regional, de manera que se mantenga de forma permanente la adecuada
representación regional ante el mismo; y
V. El Presidente del Instituto de
Transparencia e Información Pública de Jalisco.
La
representación regional a que se refiere el párrafo anterior, se establecerá en
el Reglamento Interior del Sistema Estatal.
CAPÍTULO II
Del Comité
Técnico de Documentación
Artículo 36.-
El Sistema Estatal, para el ejercicio de sus funciones y el cumplimiento de sus
objetivos, contará con un órgano denominado Comité Técnico de Documentación,
que es un organismo auxiliar, encargado de proponer las políticas y
lineamientos en administración documental; coordinar a los archivos generales;
elaborar y conservar el Registro del Patrimonio Documental del Estado.
Artículo 37.- El
Comité Técnico se integrará por:
I. Un Director;
II. Un
Subdirector;
III. Un
Secretario; y
IV. Un vocal
por cada una de las regiones del Estado de Jalisco.
Los
integrantes del Comité Técnico serán electos por los miembros de la
Coordinación Estatal para un período de tres años, de entre los titulares de
los archivos histórico o generales que integran el Sistema Estatal, a excepción
de su Director que será designado por el Gobernador del Estado.
Artículo 38.-
El Comité Técnico tendrá las siguientes facultades y obligaciones:
I. Realizar investigaciones sobre
nuevas técnicas de administración de documentos;
II. Proponer
al Sistema Estatal, políticas y lineamientos en administración documental, que
serán observados por los archivos histórico y generales del estado;
III. Presentar
estudios y dictámenes para su aprobación al Pleno de la Coordinación Estatal,
que les fueren encomendados dentro del plazo que se le señale;
IV. Asesorar
sobre la instrumentación de los mecanismos técnicos, necesarios para la
elaboración o aplicación de los programas, reglamentos, instructivos y manuales,
referentes a la administración de documentos públicos;
V. Proponer al Sistema Estatal los
lineamientos técnicos para la creación de documentos y su debida implementación
por los poderes públicos, los municipios y dependencias de la administración
pública;
VI. Aplicar e informar de los
mecanismos de coordinación entre los archivos histórico,
generales y los de trámite existentes en el estado y de éstos con la Federación
y las demás entidades federativas;
VII. Elaborar y
conservar el Registro del Patrimonio Documental del Estado;
VIII. Coordinar
la evaluación de las colecciones y acervos documentales, para su adquisición
por donación o compra y remitirlos al archivo público que lo haga solicitado;
IX. Informar
trimestralmente a la coordinación del Sistema Estatal de las actividades y
metas alcanzadas;
X. Realizar las publicaciones que
difundan información sobre los archivos histórico y generales;
XI. Se deroga;
XII. Informar a
la Secretaría en materia de patrimonio cultural o sus análogas en materia
municipal, sobre los documentos públicos que estén inscritos como documentos
con valor histórico, para su inscripción en el registro que corresponda en
materia de protección al patrimonio cultural; y
XIII. Las demás
que señale su reglamento interior.
CAPÍTULO III
De las
sesiones del Comité Técnico del Sistema Estatal
Artículo 39.-
El Comité Técnico deberá sesionar de la siguiente manera:
I. De forma ordinaria, cada cuatro
meses y extraordinaria cuando fuere convocado por el Director o a petición de
alguna (sic) de sus miembros;
II. Para que
las sesiones del Comité Técnico sean válidas se requerirá que exista un quórum
de la mayoría de sus integrantes; en caso contrario, se convocará a una nueva
sesión que se celebrará dentro de los siete días siguientes y la cual se
considerará legal con la asistencia de por lo menos una tercera parte de sus
integrantes; y
III. El
Director podrá invitar a servidores públicos de la administración pública
federal, estatal, municipal o a particulares, relacionados con la materia de
documentación pública, histórica o cultural, a fin de que asistan a las
reuniones con derecho a voz, pero sin voto.
Las decisiones del Comité Técnico del Sistema Estatal se tomarán por mayoría de votos y, en caso de empate, su Director tendrá voto de calidad.
CAPÍTULO IV
De las
Obligaciones de los Integrantes del Comité Técnico
Artículo
40.- Son facultades y obligaciones del Director del Comité
Técnico:
I. Convocar a las comisiones
especiales y a la Comisión Dictaminadora a sesiones ordinarias y
extraordinarias, las cuales presidirá.
II. Evaluar el
funcionamiento de las unidades administrativas del Sistema Estatal y expedir el
reglamento interior del Comité Técnico;
III. Intervenir
en la designación de las comisiones dictaminadora y
especiales que se formen para coadyuvar al cumplimiento de los objetivos
del Sistema Estatal, así como nombrar comisiones entre los vocales que
conforman el Comité Técnico;
IV. Solicitar
al titular de la Dirección General de Archivos, que convoque a reuniones
generales del sistema; y
V. Las demás que les confiera esta
ley y su reglamento.
Artículo
41.- Son facultades y obligaciones del Subdirector:
I. Suplir al Presidente en sus
ausencias y auxiliarlo en sus funciones;
II. Compilar
las normas y disposiciones que rigen la administración de documentos y promover
su difusión;
III. Promover y
supervisar la investigación de nuevas técnicas de administración de documentos;
IV. Investigar
y difundir los métodos para un mejor funcionamiento de los archivos histórico,
generales y de trámite;
V. Supervisar y evaluar las
actividades de las comisiones que nombre el Comité Técnico; y
VI. Las demás que le confieran esta
ley y su reglamento.
Artículo 42.-
Son facultades y obligaciones del Secretario:
I. Llevar el control del libro de
actas;
II. Investigar
y proponer técnicas que mejoren la organización, clasificación y catalogación
de los acervos documentales;
III. Realizar
estudios para mejorar las técnicas de conservación y preservación de
documentos;
IV. Investigar
las técnicas y los procedimientos más adecuados en la restauración de
documentos;
V. Proponer los procedimientos de
depuración de documentos a la Comisión Dictaminadora;
VI. Establecer las políticas de
consulta de los documentos existentes en los archivos histórico y generales; y
VII. Las demás
que establezcan esta ley y su reglamento.
Artículo
43.- Son facultades y obligaciones de los Vocales:
I. Integrar las comisiones que se
formen para el cumplimiento de los fines del Sistema Estatal;
II. Asistir a
las reuniones convocadas por el Director; y
III. Ser el
enlace del Comité Técnico con los Archivos histórico y generales, a efecto de
cumplir con los lineamientos de coordinación del Sistema Estatal y el Comité
Técnico.
Artículo
44.- El Comité Técnico, contará con un Consejo Consultivo
como órgano de consulta y apoyo, que se integrará por diez miembros
representantes de diversos organismos del sector público y privado y el cual se
regirá por el reglamento interior del Sistema Estatal.
CAPÍTULO V
De la
Comisión Dictaminadora de
Depuración
de Documentos y del
Consejo
Consultivo
Artículo
45.- La Comisión Dictaminadora es nombrada por el Comité
Técnico, la cual se encargará de llevar a cabo el procedimiento de depuración
de los documentos que carezcan de interés público y que se encuentren en los
archivos de trámite o hayan sido remitidos a los archivos generales, una vez
transcurridos veinte años de haber sido generados o, en caso de documentos que
contengan información reservada, una vez que haya transcurrido un plazo igual
al de su reserva.
Esta
Comisión se integrará cada tres años por un mínimo de cinco especialistas en la
materia, que serán seleccionados entre los miembros del Sistema Estatal. En
dicha comisión participará invariablemente el titular del Archivo Histórico del
Estado de Jalisco.
Artículo 46.-
La Comisión Dictaminadora realizará las funciones que señala la presente ley y
su organización interna estará regulada por el reglamento interior del Sistema
Estatal.
TÍTULO
QUINTO
Del
Patrimonio del Sistema Estatal
CAPÍTULO
Único
Artículo 47.-
El patrimonio del Sistema Estatal se constituirá por:
I. Los bienes muebles e inmuebles que
le sean destinados o adquiera para el cumplimiento de sus fines;
II. Los
recursos que le otorguen los poderes públicos, los municipios y las
dependencias de la administración pública estatal;
III. Los
recursos que le asigne el Poder Ejecutivo del Estado; y
IV. Los demás
que por cualquier título legal adquiera.
TÍTULO
SEXTO
De las
Infracciones, Sanciones y Recursos
CAPÍTULO
Único
De las
Infracciones, Sanciones y Recursos
Artículo 48.-
La mutilación, destrucción, extravío o cualquier daño, que por dolo o
negligencia de los servidores públicos, sea causado a los documentos de interés
público que manejen, es constitutivo de responsabilidad administrativa, de
conformidad con lo establecido por la ley en materia de responsabilidades, así
como de los reglamentos interiores de trabajo de cada dependencia estatal o
municipal.
Artículo 49.-
Los servidores públicos que al dejar de desempeñar su empleo, cargo o comisión,
retengan intencionalmente algún documento de interés público, serán requeridos
para el efecto de que lo regresen y en caso de no hacerlo, se procederá de
acuerdo a lo establecido en los ordenamientos legales aplicables a esta
infracción.
Artículo 50.-
Las personas que valiéndose de su ocupación como restauradores de documentos,
servidores públicos o particulares alteren la información de los mismos para su
beneficio, o en perjuicio de un tercero, serán sancionados conforme a las leyes
penales vigentes en el estado
Artículo 51.-
Quedan fuera de comercio, y en consecuencia, prohibida la enajenación por
cualquier título, de los documentos de interés público; la violación a esta
disposición se sancionará de acuerdo a lo establecido por la Ley General de
Bienes Nacionales, la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del
Estado, el Código Penal del Estado de Jalisco y por esta ley.
Artículo 52.-
Los servidores públicos que contravengan esta ley o sus reglamentos,
independientemente de la aplicación de los ordenamientos legales mencionados en
el Artículo anterior, se harán acreedores según la gravedad de la falta, a las
siguientes sanciones
a) Amonestación;
b) Suspensión
del empleo, cargo o comisión hasta por treinta días;
c) Cese
del empleo; y
d) Destitución
con inhabilitación hasta por seis años para desempeñar empleos, cargos o
comisiones en el servicio público. Estas sanciones serán aplicables de
conformidad a la ley de la materia.
Artículo 53.-
El servidor público afectado con alguna de estas sanciones podrá interponer los
recursos previstos en la ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos
del Estado y sus Municipios.
TRANSITORIOS
Artículo Primero.- La presente ley entrará en vigor a los treinta días siguientes a su publicación en el Periódico Oficial "El Estado de Jalisco".
Artículo Segundo.- En
un plazo no mayor de treinta días contados a partir del inicio de la vigencia
de esta ley, deberán instalarse formalmente el Sistema Estatal de Documentación
y Archivos Públicos, y el Comité Técnico.
Artículo Tercero.-
En un plazo no mayor de sesenta días posteriores a su formal instalación, el
Comité Técnico, deberá expedir su reglamento interior
Artículo Cuarto.-
Los titulares de los archivos histórico y generales,
en un plazo no mayor de noventa días contados a partir del inicio de la
vigencia de esta ley, deberán expedir sus reglamentos interiores.
Artículo Quinto.-
Los particulares, que tengan en posesión, propiedad o custodia, documentos
históricos en archivos, bibliotecas o colecciones personales, deberán notificar
en un plazo no mayor de un año de su existencia, al Archivo Histórico del
Estado de Jalisco, para su inclusión en el inventario de documentos históricos
del estado de Jalisco.
Artículo Sexto.-
Los archivos generales, en cuyos acervos se encuentren documentos históricos,
contarán con el plazo de un año, a partir del inicio de vigencia de esta ley,
para notificar su existencia al Archivo Histórico de Jalisco, para su inclusión
en el inventario de documentos históricos del estado de Jalisco.
Salón de
Sesiones del Congreso del Estado
Guadalajara,
Jalisco, 15 de diciembre de 1997
Diputado
Presidente
María
Guadalupe Castillo Novoa
Diputado
Secretario
Francisco
Javier Mora Hinojosa
Diputado
Secretario
Leonel
Sandoval Figueroa
En mérito
de lo anterior, mando se imprima, publique, divulgue, y se le dé el debido
cumplimiento.
Emitido en
Palacio de Gobierno, sede del Poder Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de
Jalisco, a los veinticuatro días del mes de diciembre de mil novecientos
noventa y siete
El C.
Gobernador Constitucional del Estado
Ing.
Alberto Cárdenas Jiménez
El C.
Secretario General de Gobierno
Lic. Raúl
Octavio Espinoza Martínez
ARTÍCULOS TRANSITORIOS DEL DECRETO
20867
PRIMERO.- El presente decreto entrará en
vigor a los 180 días siguientes, en que entre en vigor el Decreto de adición al
artículo 4 y de reforma diversos artículos de la Constitución Política del
Estado de Jalisco, relativas al derecho a la información pública, previa
publicación en el periódico oficial “El Estado de Jalisco”, salvo lo
establecido en los artículos siguientes.
SEGUNDO.- Las disposiciones del presente
decreto relativas a la creación y funcionamiento del Instituto de Transparencia
e Información Pública de Jalisco, serán obligatorias a partir del día siguiente
de publicación de la reforma constitucional a que se refiere el artículo
anterior.
TERCERO.- El Presupuesto de Egresos del
Estado para el ejercicio Fiscal 2005 deberá establecer la partida presupuestal
asignada al Instituto de Transparencia e Información Pública de Jalisco.
CUARTO.- El Congreso del Estado deberá
nombrar al Presidente y a los primeros consejeros ciudadanos del Instituto de
Transparencia e Información Pública a más tardar tres meses después de la
entrada en vigor de las disposiciones a que se refiere el artículo segundo
transitorio. En el primer periodo de su encargo, por única vez, dos consejeros
serán nombrados por dos años; dos consejeros por tres años y el consejero
Presidente por cuatro años.
QUINTO.- El Presidente y los consejeros
ciudadanos, una vez nombrados por el Congreso del Estado, podrán aplicar el
presupuesto asignado al Instituto y llevar a cabo todas aquellas atribuciones
que permitan su integración y funcionamiento.
SEXTO.- Antes de la entrada en vigor de
la Ley, los sujetos obligados deberán integrar las unidades de transparencia e
información que esta establece, así como emitir las disposiciones
reglamentarias de la misma, para que estén integradas el día de inicio de su
vigencia.
SEPTIMO.- De no designarse las unidades de
transparencia e información en el plazo establecido en el artículo anterior, se
considerará como tal, en lo relativo a la recepción y entrega de solicitudes, a
la Oficialía de partes de cada una de las entidades que, de acuerdo a la
normatividad aplicable, conforman la estructura orgánica de los sujetos
obligados.
OCTAVO.- A la entrada en vigor del
presente decreto, quedará abrogada la Ley de Transparencia e Información
Pública del Estado de Jalisco publicada el 22 de enero de 2002 mediante decreto
número 19446.
TABLA DE REFORMAS Y ADICIONES
Decreto
Número19501.-Se reforman los
artículos 1º, 2º, 4º, 5º, 6º, 7º, 15, 18, 25, 27, 30, 31, 35, 36, 38, 40, 41,
46, la denominación del Capítulo II del Título
Primero, el Título Segundo, y el Capítulo I
del mismo título, se adicionan los artículos 7A, 7B y 7C; así como se deroga el
artículo 19 de la Ley que Regula la Administración de Documentos Públicos e
Históricos del Estado de Jalisco.-Jul. 9 de 2002. Sec.III.
Decreto Número 20867.- Se reforman los artículos 3, 6, 7,
7B, 7C, 20, 27, 35 y 45; se derogan la fracción II
del artículo 1 y la fracción XI del artículo 38.-Ene.
6 de 2005. Sec. III.
Fe de Erratas.-19 de noviembre de 2002. Sección III.
LEY QUE
REGULA LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS PUBLICOS E HISTORICOS DEL ESTADO DE
JALISCO
APROBACION:
15 DE DICIEMBRE DE 1997.
PUBLICACION:
8 DE ENERO DE 1998. SECCION III.
VIGENCIA:
8 DE FEBRERO DE 1998.